C-55 – Registración de Operaciones Realizadas por Cuentas y Orden de Terceros

Memorando de Secretaría Técnica C-55

Registración de operaciones realizadas por cuenta y orden de Terceros

Consulta:

1. Se ha recibido una consulta en esta Secretaría Técnica sobre el o los posibles criterios técnicos a adoptar para la registración y exposición de operaciones realizadas por una S.A. por cuenta y orden de terceros, así como el fundamento y en caso de existir, la normativa legal, técnica y doctrina aplicables. Puntualmente se plantea el caso de una sociedad anónima que administra por cuenta y orden de un tercero fondos, de los cuales recibe el dinero que le remite, y de acuerdo a lo ordenado por el tercero, paga certificados de avance de obra, gastos y sueldos. Para poder llevar adelante esta administración se le ordena a la SA habilitar cuentas bancarias a nombre de esta, cajas chicas, pagar sueldos (que se liquidan en cabeza de la SA) y además, es agente de retención de los impuestos correspondientes.

Antecedentes

2. Las cuentas de orden revisten un carácter muy distinto a las cuentas patrimoniales y de resultados ya que estas se refieren a situaciones con un efecto concreto sobre el patrimonio, en cambio las cuentas de orden se utilizan para registrar efectos eventuales o contingentes de determinadas situaciones.

Los conceptos que se controlan a través de estas cuentas comprenden, por ejemplo:

a) bienes de propiedad de terceros cuya tenencia por parte de la empresa expone a ésta a afrontar las eventuales contingencias derivadas de destrucción, roturas, etc., y cuyo registro es necesario por razones operativas y para su control con los resultados de recuentos físicos,
b) otras contingencias como las derivadas de asumir compromisos de garantizar deudas de terceros a otras personas, o contingencias por las que no se ha computado variación patrimonial alguna, incluyendo las que podrían derivarse de siniestros que afecten a bienes de terceros.

3. Dado que el uso de estas cuentas se inserta dentro del sistema de partida doble, se emplean dos de ellas para reflejar cada concepto, deudoras y acreedoras. Sus saldos se incrementan o disminuyen según que la contingencia o responsabilidad crezca o disminuya, ello sucede tanto con las cuentas deudoras como acreedoras. El total de los saldos deudores de las cuentas de orden deben coincidir con el total de los saldos acreedores, ya que ambos se refieren a las mismas cosas.

4. Estas cuentas forman parte de un mismo plan de cuentas de la empresa y se las utiliza dentro del mismo sistema contable y utilizando los mismos registros. Es decir, que para diferenciar las mismas de las restantes cuentas, se lo debiera hacer por el análisis de la función que la misma cumple y de como se la utiliza en la empresa.

5. A modo ejemplificativo, la registración de cuentas de orden podría ser débito a la cuenta “Fondos recibidos de terceros” con crédito a la cuenta “Pagos a efectuar por cuenta de terceros”.
Respuesta:

6. Conforme a las pautas de la profesión contable, resulta más apropiada la utilización de notas a los estados contables en reemplazo de las cuentas de orden, no obstante, su utilización es vital para la empresa que realiza operaciones por cuenta de terceros, a fin de mantener un control y seguimiento de las mismas, a pesar de que estas operaciones no la afectan patrimonialmente. Puntualmente en el caso planteado, la SA debería registrar con el concepto de cuentas “Patrimoniales” / “Resultados” arriba descriptas, las operaciones que realiza a su nombre y/o para reflejar activos de su propiedad, y adicionalmente, podría reflejar en cuentas de orden todas aquellas operaciones que realice en nombre o en cabeza de terceros, prestando atención no sólo a los aspectos contables, sino también a los efectos fiscales y previsionales de las operaciones involucradas.

7. Alternativamente podría registrar las operaciones que realice en nombre de terceros en cuentas patrimoniales que por su denominación evidencien que se trata de operaciones por cuenta de terceros. Así, por ejemplo, si recibe fondos del tercero, podría contabilizarlos en una cuenta de caja o bancos separada, según corresponda, con contrapartida en una cuenta separada de pasivo.

Ciudad Autónoma de Buenos Aires, 1 de diciembre de 2003.